Полное руководство по заполнению чеков: овладейте этим важным банковским навыком

Хотя цифровые платежи произвели революцию в банковском деле, бумажные чеки остаются стандартным финансовым инструментом. Будь то оплата поставщику услуг, получение зарплаты или внесение подарочного чека, понимание того, как правильно обращаться с чеками, — важный навык в банковском деле. Этот комплексный гид проведет вас по всем аспектам заполнения чеков, их endorsement, внесения и заказа новых.

Понимание вашего чека: три важнейших числа

Прежде чем начать заполнять чеки, необходимо определить и понять три критических числовых идентификатора, присутствующих на каждом напечатанном чеке. Эти номера служат разным целям в банковской системе.

Код маршрутизации — это уникальный идентификационный код вашего банка. Этот девятизначный номер необходим для любой транзакции, требующей информации о вашем банке, особенно для онлайн-банкинга и прямых депозитов. У каждого финансового учреждения есть свой собственный код маршрутизации.

Ваш номер счета — личный для вас — это конкретный идентификатор вашего текущего счета в данном банке. Этот номер отличает ваш счет от всех остальных в этом же учреждении.

Номер чека — отображается в двух местах: в верхнем правом углу и рядом с номером счета. Каждый чек в вашем заказе имеет уникальный последовательный номер для отслеживания.

Пошаговый процесс заполнения вашего чека

Правильное заполнение чека — простая задача, если знать, какая информация куда должна быть внесена. Вот основные элементы, которые нужно указать:

Добавьте дату в верхний правый угол. Это должна быть дата, когда вы пишете чек, чтобы получатель понимал, когда платеж был произведен.

Заполните данные получателя на строке с надписью “Pay to the Order of”. Укажите точное имя лица, компании или организации, получающей платеж. Точность здесь очень важна — проверьте правильность написания перед заполнением.

Введите числовую сумму в поле справа от чека. Запишите сумму, начиная с левого края поля, чтобы предотвратить добавление цифр до вашего числа и мошенническое увеличение суммы.

Напишите сумму прописью на строке ниже строки получателя. Например, если сумма $243.26, напишите “Two hundred forty-three dollars and 26/100”. Эта версия имеет юридическую силу в случае расхождения между числовой и прописью.

Используйте строку для заметок (memo line), чтобы указать цель платежа. Хотя это необязательно, эта строка помогает отслеживать платежи. При оплате государственным органам или поставщикам укажите здесь номер вашего счета или идентификационный номер.

Подпишите чек на линии для подписи в нижнем правом углу. Ваша подпись подтверждает авторизацию платежа и делает чек действительным. Без вашей подписи чек не имеет юридической силы.

Практический пример: заполнение платежного чека

Рассмотрим реальный сценарий. Предположим, вам нужно оплатить вашу электроснабжающую компанию ABC Electric, которая выставила вам счет на сумму $113.97 за услуги. В вашем счете обычно есть инструкции по оплате.

Начните с указания сегодняшней даты в верхнем правом углу. Если вы отправляете чек 1 июля, напишите эту дату четко.

Запишите “ABC Electric” на строке получателя, используя точное название, указанное в вашем счете.

В поле суммы справа напишите “$113.97”, начиная с левого края.

На строке прописи напишите “One hundred thirteen dollars and 97/100.”

В строке для заметок укажите ваш номер счета, как требуется коммунальной компанией.

Проверьте всю информацию на точность, затем подпишите чек.

Защита себя: лучшие практики безопасности чеков

Чеки могут быть уязвимы к мошенничеству, если обращаться с ними неаккуратно. Внедрите эти меры защиты:

Используйте перманентные чернила, а не карандаш. Карандаш можно стереть и изменить злоумышленнику. Чернила трудно удалить без заметных следов.

Никогда не оставляйте незаполненные или неподписанные чеки. Незавершенный чек в руках злоумышленника может быть заполнен на любую сумму.

Заполняйте получателя и сумму перед подписью. Подписывайте только после заполнения всех остальных полей.

Избегайте выписывать чеки на имя “наличные”. Это создает оборотный инструмент, который любой может обналичить без удостоверения личности.

Не оставляйте пустых полей, особенно в поле суммы. Меры по предотвращению мошенничества сосредоточены на предотвращении вставки цифр.

Эти меры значительно снижают риск мошенничества и защищают ваш счет.

Ведение учета: управление записями чеков

Каждый раз, когда вы выписываете чек, фиксируйте транзакцию. Можно использовать:

• физический реестр чеков, входящий в комплект с заказом чеков
• таблицу в электронных таблицах
• онлайн-банкинг вашего банка
• специальное приложение для учета

Ваша запись должна включать номер чека, дату, имя получателя, краткое описание транзакции и сумму. Детальный учет помогает избегать overdraft и отслеживать, куда уходят ваши деньги.

Регулярное сверка с банковской выпиской — сравнение ваших записей с выпиской банка — обеспечивает точность учета и выявляет ошибки или несанкционированные операции.

Что делать при получении чека: методы endorsement

При получении чека необходимо его endorsement (подпись на обратной стороне) перед внесением или обналичиванием. Endorsement подтверждает, что вы — законный получатель.

Найдите область endorsement на обратной стороне чека. Обычно есть выделенная линия с инструкциями вроде “Endorse here” и предупреждением не писать ниже другой маркированной линии. Это обеспечивает, что ваш endorsement не мешает обработке банка.

Ваша подпись на обратной стороне должна совпадать с именем, указанным как получатель на лицевой стороне. Если ваше имя написано с ошибкой, подпишите его оба раза — сначала с ошибкой, затем правильно.

Пустой endorsement — просто подпись. Это самый распространенный, но и наименее безопасный способ — любой, кто держит чек с endorsement, может попытаться его обналичить. Используйте этот метод только при немедленном внесении или обналичивании.

Безопасный endorsement — обеспечивает лучшую защиту. Напишите “For Deposit Only to Account Number [ваш номер]” и подпишите ниже. Это ограничивает использование чека только для депозита. Подписывайте только перед внесением для максимальной безопасности.

Third-party endorsement — передача чека другому лицу. Напишите “Pay to the order of [Имя лица]” и подпишите как обычно. Не все банки принимают этот метод, уточняйте у банка получателя.

Мобильное endorsement — может требовать особых отметок. Некоторые банки требуют написать “For Mobile Deposit To [Название банка]” в области endorsement. Проверьте требования вашего банка или приложения.

Бизнес endorsement — требует подписи уполномоченного представителя компании, указания названия компании, должности и часто “For Deposit Only”.

Множественный endorsement — зависит от того, как чек был выписан. Если на “Jane and John Doe”, оба должны подписать. Если на “Jane or John Doe”, достаточно одного.

Внесение чека на счет: варианты депозита

После endorsement у вас есть несколько способов внести чек:

Личное внесение в отделении банка — показать endorsed чек и удостоверение личности, указать, хотите ли вы, чтобы средства были зачислены на ваш счет или получить наличные. Возьмите действующее водительское удостоверение или фото ID.

Депозит через банкомат — доступен во многих банках и кредитных союзах. Сначала endorsement, вставьте карту и PIN, следуйте инструкциям на экране. Некоторые банкоматы требуют использовать конверт.

Мобильное внесение через приложение банка становится все популярнее. Обычно нужно выбрать счет назначения, ввести сумму, сфотографировать лицевую и обратную стороны чека. Храните чек до появления средств на счете, затем уничтожьте его.

Недостаток средств? Как заказать новые чеки

Когда запасы исчерпаны, заказать новые чеки просто.

Онлайн-заказ через сайт или мобильное приложение банка — самый удобный способ. Войдите в свой аккаунт, найдите раздел обслуживания клиентов или заказ чеков и следуйте инструкциям. Обычно бесплатно или за небольшую плату.

Заказ в отделении — также доступен. Обратитесь к любому кассиру или позвоните в службу поддержки банка.

Третьи стороны — также продают чеки. Для этого подготовьте существующий чек, он содержит всю необходимую информацию: номер счета, код маршрутизации, название и местоположение банка, контактные данные.

Стоимость чеков зависит от поставщика, количества и дизайна. Простые личные чеки дешевле, чем индивидуальные дизайны.

Важно: запомните последний номер чека, чтобы новый заказ начинался с следующего номера, избегая путаницы и дублирования.

Вопросы о чеках

Законно ли ставить чек с будущей датой? В большинстве юрисдикций — да, хотя законы могут различаться по штатам. Чек с будущей датой показывает, что он предназначен для использования в будущем, например, при ранней оплате или при недостатке средств на текущий момент.

Как выписать чек для IRS? Включите стандартную информацию о чеке и дополнительно: ваше имя и адрес, номер телефона, номер социального страхования или EIN, налоговый год и номер налоговой формы или уведомления. Сделайте чек на “U.S. Treasury” — не на IRS — и уточните правильный адрес для отправки у IRS или у вашего налогового специалиста.

Могу ли я внести чек через банкомат? Многие банки и кредитные союзы позволяют вносить чеки через банкоматы. Свяжитесь с вашим банком для уточнения условий и конкретных процедур.

Могу ли я выписать чек себе? Да, это полностью законно. Чек себе — это альтернативный способ снятия наличных или перевода средств между вашими счетами. Просто напишите свое имя как получателя, как и в любом другом чеке.

Почему чеки все еще важны? Несмотря на доминирование цифровых платежей, чеки остаются ценными, потому что некоторые кредиторы или поставщики услуг принимают только чеки, в некоторых ситуациях нужен бумажный след, а также они предоставляют дополнительный способ оплаты для тех, у кого нет доступа к цифровым технологиям.