税務シーズンは多くの責任を伴い、その中でも最も重要な書類の一つが雇用主からのW-2フォームです。税年度中に転職した場合も、同じ会社に留まった場合も、適時にW-2フォームを受け取ることは、期限内に申告を行うために不可欠です。この書類には、正確な所得税申告を行うために必要な給与と税金の情報が記載されています。
W-2フォームは正式には「給与と税金報告書」と呼ばれ、雇用主が従業員の報酬と源泉徴収税を政府に報告するための主要な書類です。雇用主はこの書類を従業員に提供し、同時に国税庁（IRS）にもコピーを送付します。この情報は、連邦税や州税の申告の正確性に直接影響します。
W-2には以下の重要な項目が含まれます：
IRSは、雇用主が翌年の1月31日までにすべての従業員にW-2を郵送または電子送信することを義務付けています。1月31日が週末や祝日と重なる場合は、その翌営業日まで延長されます。2025年度の税務申告に関しては、すべてのW-2は2026年1月31日までにあなたに届いている必要があります。
この標準的な期限は、従業員が必要な税務書類を収集し、4月15日の申告期限までに申告を完了できるように配慮されたものです。ただし、多くの雇用主は早めに1月中に送付し、期限内に届くようにしています。
1月31日を過ぎてもW-2が届かない場合は、速やかに対応しましょう。まず、以前または現在の雇用主の人事部や給与担当に直接連絡し、住所の確認と再送の見積もりを依頼します。引っ越しなどで住所が変わっている場合、郵送先が古い住所のままになっている可能性があります。
多くの雇用主は、セキュリティの高いオンラインポータルを通じて電子的にW-2を閲覧・ダウンロードできるサービスを提供しています。該当する場合は、ログインしてすぐにフォームを取得しましょう。複数回連絡しても対応が得られない場合は、IRSに介入を依頼できます。電話番号は1-800-829-1040で、あなたの個人情報、雇用主の詳細、雇用期間、最終給与明細からの収入見積もりを伝えます。IRSがあなたに代わって雇用主に連絡を取ります。
4月15日までに間に合わない場合は、2つの選択肢があります。1つは、申告期限の延長を申請できるフォーム4868を使う方法（ただし、これは申告の遅れであり、税金の支払い猶予ではありません）。もう1つは、フォーム4852を使って、給与明細から推定した収入と源泉徴収額を申告する方法です。推定と実際のW-2に大きな差異がある場合、後で修正申告が必要になることもあります。正確性に不安がある場合は、税理士など専門家に相談することをおすすめします。
W-2を1月31日までに発行しない、または従業員に提供しない雇用主は、多額の罰金を科される可能性があります。連邦法では、フォームごとに罰金が課され、IRSのコピーと従業員のコピーそれぞれに対して別々に罰金が科されるため、コストは急速に増加します。
2024年提出分の罰金体系は以下の通りです：
例を挙げると、従業員10人の企業が9月にW-2を送付した場合、1フォームあたり310ドルの罰金が適用され、合計で3,100ドルの罰金となります。IRSはこれらの罰金に対して利息も課すため、企業の負担はさらに増大します。
これらの高額な罰金は、雇用主にとってW-2の適時発行を促す強力なインセンティブとなっています。適切な給与管理システムや早期処理により、期限内に配布し、従業員の申告や税務コンプライアンスを守ることが重要です。
あなたの雇用主がいつW-2を送るべきかを理解し、対応策を知っておくことで、スムーズに申告準備を進めることができます。2月になっても届かない場合は積極的に行動し、雇用主と従業員の双方が正確な税務記録を維持する責任を持つことを忘れないようにしましょう。
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W-2フォームの締め切りを理解する：雇用主はいつ送るべきか？
税務シーズンは多くの責任を伴い、その中でも最も重要な書類の一つが雇用主からのW-2フォームです。税年度中に転職した場合も、同じ会社に留まった場合も、適時にW-2フォームを受け取ることは、期限内に申告を行うために不可欠です。この書類には、正確な所得税申告を行うために必要な給与と税金の情報が記載されています。
なぜW-2フォームが重要なのか
W-2フォームは正式には「給与と税金報告書」と呼ばれ、雇用主が従業員の報酬と源泉徴収税を政府に報告するための主要な書類です。雇用主はこの書類を従業員に提供し、同時に国税庁（IRS）にもコピーを送付します。この情報は、連邦税や州税の申告の正確性に直接影響します。
W-2には以下の重要な項目が含まれます：
公式なスケジュール：雇用主からW-2を受け取るべき時期はいつ？
IRSは、雇用主が翌年の1月31日までにすべての従業員にW-2を郵送または電子送信することを義務付けています。1月31日が週末や祝日と重なる場合は、その翌営業日まで延長されます。2025年度の税務申告に関しては、すべてのW-2は2026年1月31日までにあなたに届いている必要があります。
この標準的な期限は、従業員が必要な税務書類を収集し、4月15日の申告期限までに申告を完了できるように配慮されたものです。ただし、多くの雇用主は早めに1月中に送付し、期限内に届くようにしています。
W-2が届かない場合の対処法
1月31日を過ぎてもW-2が届かない場合は、速やかに対応しましょう。まず、以前または現在の雇用主の人事部や給与担当に直接連絡し、住所の確認と再送の見積もりを依頼します。引っ越しなどで住所が変わっている場合、郵送先が古い住所のままになっている可能性があります。
多くの雇用主は、セキュリティの高いオンラインポータルを通じて電子的にW-2を閲覧・ダウンロードできるサービスを提供しています。該当する場合は、ログインしてすぐにフォームを取得しましょう。複数回連絡しても対応が得られない場合は、IRSに介入を依頼できます。電話番号は1-800-829-1040で、あなたの個人情報、雇用主の詳細、雇用期間、最終給与明細からの収入見積もりを伝えます。IRSがあなたに代わって雇用主に連絡を取ります。
4月15日までに間に合わない場合は、2つの選択肢があります。1つは、申告期限の延長を申請できるフォーム4868を使う方法（ただし、これは申告の遅れであり、税金の支払い猶予ではありません）。もう1つは、フォーム4852を使って、給与明細から推定した収入と源泉徴収額を申告する方法です。推定と実際のW-2に大きな差異がある場合、後で修正申告が必要になることもあります。正確性に不安がある場合は、税理士など専門家に相談することをおすすめします。
W-2提出期限を過ぎた場合の雇用主のペナルティ
W-2を1月31日までに発行しない、または従業員に提供しない雇用主は、多額の罰金を科される可能性があります。連邦法では、フォームごとに罰金が課され、IRSのコピーと従業員のコピーそれぞれに対して別々に罰金が科されるため、コストは急速に増加します。
2024年提出分の罰金体系は以下の通りです：
例を挙げると、従業員10人の企業が9月にW-2を送付した場合、1フォームあたり310ドルの罰金が適用され、合計で3,100ドルの罰金となります。IRSはこれらの罰金に対して利息も課すため、企業の負担はさらに増大します。
これらの高額な罰金は、雇用主にとってW-2の適時発行を促す強力なインセンティブとなっています。適切な給与管理システムや早期処理により、期限内に配布し、従業員の申告や税務コンプライアンスを守ることが重要です。
あなたの雇用主がいつW-2を送るべきかを理解し、対応策を知っておくことで、スムーズに申告準備を進めることができます。2月になっても届かない場合は積極的に行動し、雇用主と従業員の双方が正確な税務記録を維持する責任を持つことを忘れないようにしましょう。