Повний посібник з заповнення чеків: опануй цей важливий банківський навик

Хоча цифрові платежі революціонізували банкінг, паперові чеки залишаються стандартним фінансовим інструментом. Чи то ви платите постачальнику послуг, отримуєте зарплату або вносите подарунковий чек, розуміння того, як правильно обробляти чеки, є важливим навиком у банківській справі. Цей всебічний посібник проведе вас через усі аспекти заповнення чеків, їхнього підписання, внесення та замовлення нових.

Розуміння вашого чека: Три важливі числа

Перед тим, як почати заповнювати чеки, потрібно ідентифікувати та зрозуміти три критичних числових ідентифікатори, які присутні на кожному друкованому чекові. Ці номери виконують різні функції у банківській системі.

Код маршрутизації — це унікальний ідентифікаційний код вашого банку. Цей дев’ятизначний номер є необхідним для будь-якої транзакції, що вимагає інформації про ваш банк, особливо для онлайн-банкінгу та прямого депозиту. Кожен фінансовий заклад має свій власний код маршрутизації.

Ваш номер рахунку — це особистий ідентифікатор вашого поточного рахунку в цьому банку. Цей номер відрізняє ваш рахунок від усіх інших у тому ж закладі.

Номер чека — з’являється у двох місцях: у верхньому правому куті та поруч із вашим номером рахунку. Кожен чек у вашому порядку має унікальний послідовний номер для відстеження.

Покроковий процес заповнення вашого чека

Правильне заповнення чека — це просто, коли ви знаєте, яка інформація куди має потрапити. Ось основні елементи, які потрібно включити:

Додайте дату у верхньому правому куті. Це має бути дата написання чека, що допомагає отримувачу зрозуміти, коли було здійснено платіж.

Заповніть інформацію про отримувача на рядку з написом “Pay to the Order of”. Вкажіть точну назву особи, бізнесу або організації, якій призначено платіж. Тут важлива точність — перевірте правильність написання перед тим, як писати.

Введіть числову суму у поле праворуч на чекові. Напишіть цю суму, починаючи з лівого краю поля, щоб запобігти додаванню цифр перед вашим числом і шахрайському збільшенню суми.

Напишіть суму словами на рядку під рядком для отримувача. Якщо ваш чек на 243,26 $, напишіть “Two hundred forty-three dollars and 26/100”. Ця письмова версія має перевагу в разі розбіжностей між числовою та письмовою сумою.

Використовуйте рядок для нотаток (memo line), щоб зазначити мету платежу. Хоча це необов’язково, цей рядок корисний для відстеження. При оплаті урядовим органам або постачальникам враховуйте написання вашого номера рахунку або ідентифікаційного номера тут.

Підпишіть чек на лінії для підпису у нижньому правому куті. Ваша підпис підтверджує платіж і робить чек дійсним. Без вашого підпису чек юридично недійсний.

Практичний приклад: заповнення платіжного чека

Розглянемо реалістичний сценарій. Припустимо, вам потрібно оплатити вашу електропостачальну компанію ABC Electric, яка виставила вам рахунок на 113,97 $. Ваш рахунок зазвичай містить інструкції щодо платежу.

Почніть із введення сьогоднішньої дати у верхньому правому куті. Якщо ви надсилаєте чек 1 липня, напишіть цю дату чітко.

Запишіть “ABC Electric” у рядок отримувача, використовуючи точну назву, зазначену у вашому рахунку.

У полі з сумою праворуч напишіть “$113.97”, починаючи з лівого краю.

На рядку з письмовою сумою напишіть “One hundred thirteen dollars and 97/100.”

У рядку для нотаток напишіть ваш номер рахунку, як того вимагає компанія.

Перевірте всю інформацію на правильність, потім підпишіть чек.

Захист себе: найкращі практики безпеки чеків

Чеки можуть бути вразливими до шахрайства, якщо ними неправильно користуватися. Виконуйте ці захисні заходи:

Використовуйте постійний чорнило, а не олівець. Олівець можна стерти або змінити зловмисником. Печатки чорнилом важко видалити без очевидних слідів.

Ніколи не залишайте незаповнені чеки без підпису або заповненими частково. Незавершений чек у неправильних руках може бути заповнений на будь-яку суму.

Заповнюйте отримувача та суму перед підписанням. Підпис додавайте лише після заповнення всіх інших полів.

Уникайте виписування чеків на готівку. Це створює цінний інструмент, який будь-хто може обналичити без ідентифікації.

Не залишайте порожніх місць, де можна вставити додаткову інформацію, особливо у полі суми. Запобігання вставці цифр — ключ до запобігання шахрайству.

Ці заходи значно зменшують ризик шахрайства і захищають ваш рахунок.

Відстеження: керування записами чеків

Коли ви пишете чек, записуйте транзакцію. Ви можете використовувати:

• фізичний реєстр чеків, що йде з вашим замовленням чеків
• таблицю у програмі, яку ви створюєте та підтримуєте
• онлайн-банкінг вашого банку
• спеціальний додаток для відстеження

Ваш запис має включати номер чека, дату написання, ім’я отримувача, короткий опис транзакції та суму. Детальні записи запобігають перевищенню бюджету і допомагають відслідковувати, куди йдуть ваші гроші.

Регулярне звіряння з банківською випискою — порівняння ваших записів із банківським балансом — гарантує, що кожна транзакція врахована і виявляє будь-які помилки або несанкціоновану діяльність.

Що робити, коли отримуєте чек: методи підписання

Коли ви отримуєте чек, його потрібно підписати перед внесенням або обналиченням. Підпис (ваш підпис на звороті) підтверджує, що ви є законним отримувачем.

Знайдіть місце для підпису на звороті чеків. Більшість чеків мають спеціальний рядок із інструкціями “Endorse here” та попередження не писати нижче іншого позначеного рядка. Це забезпечує, щоб ваш підпис не заважав обробці банком.

Ваш підпис на звороті має збігатися з ім’ям, зазначеним як отримувач на передній стороні. Якщо ваше ім’я неправильно написане, підпишіться обома способами — спочатку з помилкою, потім з правильним написанням.

Порожній підпис — просто підписати своє ім’я на звороті. Це найменш безпечний спосіб — будь-хто, хто тримає підписаний чек, може спробувати його обналичити. Використовуйте цей метод лише при негайному внесенні або обналиченні.

Захищений підпис — забезпечує кращий захист. Напишіть “For Deposit Only to Account Number [ваш номер]” і підпишіться нижче. Це обмежує використання чека лише для внесення. Зачекайте з підписом, поки не будете готові внести, для максимальної безпеки.

Підпис третьої сторони — дозволяє передати чек іншій особі. Напишіть “Pay to the order of [Ім’я особи]” і підпишіться як зазвичай. Не всі банки приймають цей спосіб, тому уточнюйте у банку отримувача.

Підпис для мобільного внесення — може вимагати спеціальної позначки. Деякі банки просять написати “For Mobile Deposit To [Назва банку]” у полі підпису. Перевірте вимоги у додатку або службі підтримки вашого банку.

Підпис для бізнесу — вимагає підпису уповноваженого представника компанії, разом із назвою компанії, посадою особи та часто позначкою “For Deposit Only”.

Множинні отримувачі — залежить від того, як був виписаний чек. Якщо на “Jane and John Doe”, обидва мають підписати. Якщо на “Jane or John Doe”, підписати може будь-хто з них.

Як внести чек на рахунок: варіанти депозиту

Після підписання у вас є кілька способів внести чек:

Особистий внесок у відділенні банку — показати підписаний чек і посвідчення особи співробітнику, вказати, чи хочете ви внести кошти на рахунок або отримати готівку. Майте при собі водійські права або посвідчення особи.

Автоматичний депозит — доступний у багатьох банках і кредитних спілках через банкомати. Спершу підпишіть чек, вставте картку і PIN-код, дотримуйтесь інструкцій на екрані. Деякі автомати вимагають використання конверта.

Мобільний депозит через додаток вашого банку стає все популярнішим. Зазвичай потрібно обрати рахунок для зарахування, ввести суму, сфотографувати передню і зворотню сторону чека. Зберігайте фізичний чек до появи коштів на рахунку, потім знищіть його.

Вичерпалися чеки? Як замовити нові

Коли закінчаться ваші поточні чеки, замовлення нових — просто.

Онлайн-замовлення через сайт або мобільний додаток вашого банку — найзручніше. Увійдіть у свій обліковий запис, знайдіть розділ обслуговування клієнтів або замовлення чеків і слідуйте інструкціям. Більшість банків пропонують цю послугу безкоштовно або за невелику плату.

Замовлення у відділенні — також доступне у вашому місцевому банку. Зверніться до будь-якого співробітника або зателефонуйте у службу підтримки.

Послуги сторонніх постачальників — продають чеки. Майте під рукою існуючий чек, він містить всю необхідну інформацію: ваш номер рахунку, код маршрутизації, назву і місцезнаходження банку, контактні дані.

Вартість чеків залежить від постачальника, кількості та дизайну. Базові особисті чеки коштують дешевше за індивідуальні дизайни.

Важливо: запам’ятайте номер останнього чека, щоб нове замовлення починалося з наступного послідовного номера, уникаючи плутанини та дублювання.

Відповіді на питання про чеки

Чи легально ставити чек з майбутньою датою? У більшості юрисдикцій — так, хоча закони різняться залежно від штату. Чек із майбутньою датою показує дату у майбутньому, його використовують при ранніх платежах або коли недостатньо коштів на рахунку.

Як написати чек для IRS? Включіть стандартну інформацію: ваше ім’я і адресу, номер телефону вдень, номер соціального страхування або EIN, податковий рік і номер податкової форми або повідомлення. Зробіть чек на “U.S. Treasury” — не на IRS — і уточніть правильну адресу для відправлення у IRS або у вашого податкового консультанта.

Чи можу я внести чек у банкоматі? Багато банків і кредитних спілок дозволяють внесення чеків через ATM. Зверніться до вашого банку для уточнення можливості та конкретних процедур.

Чи можу я написати чек собі? Так, це цілком легально. Написання чека собі — альтернатива зняттю готівки або спосіб переказу коштів між власними рахунками. Просто напишіть своє ім’я у рядку отримувача, як і для будь-якого іншого чека.

Чому чеки все ще важливі? Попри домінування цифрових платежів, чеки залишаються цінними, оскільки деякі кредитори або постачальники послуг приймають лише чеки, у деяких ситуаціях потрібен паперовий слід, і вони забезпечують додатковий спосіб платежу для тих, у кого немає доступу до цифрових сервісів.